Es donde el Cliente va a ver “en acción” al Jefe del Proyecto del Proveedor, y va a conocer el detalle de los siguientes pasos a seguir, tener una visión general de la metodología a utilizar en el Proyecto, y las líneas generales del mismo, como se dice coloquialmente “la primera impresión es la que cuenta”, por lo tanto nos tenemos que asegurar de que esta impresión sea buena y demuestre que el Equipo del Proveedor, representado en este acto por el Jefe del Proyecto, es profesional, responsable, disciplinado y sabe lo que tiene entre manos.
Utilizando la información obtenida en la preventa, tanto la que ha recopilado el Jefe del Proyecto del Proveedor si ha participado en algún momento de la preventa, que debería, como la del Comercial, confecciona una presentación de unos 30 minutos de duración, en la que deberían aparecen entre otras cosas:
- La importancia del Equipo del Proyecto.
- La implicación del Equipo del Proyecto y la dedicación aproximada que han de tener en las diferentes etapas del Proyecto.
- La metodología de gestión del Proyecto, con sus etapas e Hitos.
- El objetivo de la formación a responsables de departamento (si la hay).
- El objetivo de la etapa de Análisis.
- El alcance del Proyecto.
- Los objetivos del Proyecto.
- Planificación aproximada del Proyecto a alto nivel.
Por lo tanto, previamente se habrá preparado la planificación del proyecto, la agenda para la formación a responsables de departamento y la agenda tentativa para la consultoría de negocio y de sistemas para el Análisis, además de la propia presentación para el Kick-Off.
Es importante que durante el Kick-Off se repasen todos los puntos mencionados anteriormente para no dejar nada de las reglas generales del inicio del Proyecto en el tintero, y si hay algún tipo de problema con estos temas que salgan lo antes posible a la luz, para conocerlos y tomar las medidas necesarias a la mayor brevedad.
Durante el Kick-Off, el Jefe de Proyecto del Proveedor tiene que dar la imagen de que es el líder del Proyecto, de que tiene las riendas del Proyecto y de que es un profesional en la dirección de Proyectos, para transmitir con todo esto al Cliente la tranquilidad y seguridad de que están en buenas manos.
Si cualquiera de los temas mencionados anteriormente como importantes durante el Kick-Off, no se tratan por parte del Jefe de Proyecto del Proveedor, el Jefe de Proyecto del Cliente debe sacar estos temas y se le deben dar respuesta a cada uno de ellos, si es posible en ese mismo Kick-Off.
En algunos casos, puede ayudar mucho hacer una presentación inicial del Proyecto a toda la compañía, donde participen en la ponencia, el Director General del Cliente y los dos Jefes de Proyecto por lo menos, este acto ayuda a que los empleados se sientan partícipes e informados del Proyecto que se avecina y por lo tanto la predisposición y colaboración sea mayor.
El contenido de esta presentación no es el mismo que el del Kick-Off, aunque sí que hay muchas cosas iguales, como por ejemplo el Objetivo y Alcance del Proyecto, la planificación General aproximada, pero donde hay que hacer más hincapié, es en la importancia de la participación y el esfuerzo añadido que se necesita para tener éxito en el Proyecto por parte de todos y lo imprescindibles que son todos los usuarios para conseguir el éxito del mismo.
“En los proyectos, la comunicación y participación de todos los implicados en mayor o menos media es imprescindible para minimizar la resistencia al cambio existente en todo proyecto”.
Miguel Ángel Navarro
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