¡Hitos!,
¿Qué son y para qué sirven?
El diccionario da como significados de Hito los siguientes,
entre otros:
Hito à Poste de
piedra u otra señal que se clava en el suelo y señala el límite de un terreno o
indica la dirección o distancias de una vía o un camino.
Hito à Acontecimiento
muy importante y significativo en el desarrollo de un proceso o en la vida de
una persona.
Si trasladamos estos significados al entorno de la
implantación de soluciones o Proyectos informáticos y lo convertimos en
definición como punto de partida para desarrollar este capítulo, podríamos
decir que:
El Hito es el Punto de control de objetivo establecido en
la planificación del Proyecto, conocido y pactado por todo el Equipo de
Proyecto, para comprobar y justificar que se están cumpliendo
satisfactoriamente o no los objetivos de cada uno de los pasos críticos del
Proyecto.
Los Hitos del Proyecto se han de establecer en los puntos
estratégicos de la planificación del Proyecto, para asegurarnos que tenemos una
etapa finalizada correctamente antes de seguir con la siguiente.
Este control de Hitos permite al Proveedor ir
“certificando” cada una de las etapas del Proyecto, justificando la entrega de
los servicios relacionados con cada una de ellas, no olvidemos que estamos
entregando servicios, o sea algo intangible y que esta “certificación” de servicios nos permite justificar documentalmente
la entrega de los mismos.
Por parte del Cliente permite comprobar que el Proveedor
está realizando las tareas relacionadas con cada etapa que se pactaron y el
nivel de calidad de las mismas, con lo que tiene un control de la situación del
Proyecto, además de “certificar” de igual modo que las tareas asignadas dentro
de su Equipo y relacionadas con cada etapa también se están realizando y como.
Este control y seguimiento de Hitos permite, si algo no
va bien, poder rectificar en el sentido o parte que sea, Cliente o Proveedor,
antes de seguir adelante, rectificando y/o encaminando la situación acorde con
las necesidades del Proyecto, independientemente de la repercusión que esto
tiene en tiempo y coste.
Con este control de Hitos conseguimos no realizar tareas
posteriores hasta asegurarnos que las actuales están correctas y consensuadas
por ambas partes.
“Todo
aquello que permitamos que pase a otra etapa sin asegurarnos de que está
correcto y consensuado genera un impacto negativo sobre el Proyecto, de
proporciones incalculables, y que seguro que nos encontraremos, teniendo que
subsanar, con un coste y tiempo mayor cuanto más adelante del Proyecto nos lo
encontremos”
Hitos del
Proyecto
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¿Cómo va
el Proyecto?
La mejor forma de saber cómo va el Proyecto es teniendo
en cuenta los 4 pilares necesarios para el control y seguimiento del mismo. Los
pilares normalmente sujetan algo y en este caso lo que sujetan es el Proyecto,
así si convertimos los 4 pilares en patas de mesa y el Proyecto en el tablero
de la misma podemos hacer que el control de Proyectos se comporte como una
mesa.
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Teoría de
la mesa
La primera pata de la mesa es tener un
sistema de gestión de Proyectos donde poder dar de alta el Proyecto con su
presupuesto desglosado, donde los recursos del Equipo de Proyecto puedan
imputar los trabajos realizados periódicamente y el Jefe del Proyecto pueda
revisarlos, además de poder comprobar la situación del Proyecto comparando lo
presupuestado con lo consumido.
La segunda pata de la mesa son las
reuniones periódicas de seguimiento con el Cliente, que han de estar
planificadas con antelación, se ha de levantar acta de lo comentado y si son
para revisar o confirmar algún Hito se comprobará que se han cumplido
correctamente todas las tareas precedentes y que cumplen el Hito.
La tercera pata de la mesa son las
reuniones periódicas de seguimiento con el Equipo del Proveedor, que han de
estar planificadas con antelación, se ha de levantar acta de lo comentado y el
Jefe del Proyecto ha de tener la precaución de realizar con la máxima
antelación posible a la entrega de algún paquete de servicios al Cliente, para
tener tiempo de maniobra si las cosas no van como se establecieron en la
planificación del Proyecto, en cuanto a las tareas responsabilidad del Equipo
del Proveedor.
La cuarta pata de la mesa son los
seguimientos individuales que realiza el Jefe del Proyecto, donde analiza toda
la información obtenida en las otras tres patas de la mesa, y según el resultado
de este análisis toma las acciones correctivas necesarias para que el tablero
de la mesa vuelva a estar firme y estable, la verdad es que después de este
análisis siempre hay acciones correctoras que realizar, aunque si se están
siguiendo correctamente todos los pasos de la gestión de Proyectos deberían ser
de poca envergadura y alcance.
Si no se tiene una de estas cuatro patas el tablero se
cae.
Si tenemos las cuatro patas pero no se cuidan ni se
revisan periódicamente, puede ser que una o varias de las patas se afloje y se
caigan con lo que también se caerá el tablero.
Si
tenemos las cuatro patas pero no las cuidamos ni revisamos con la periodicidad
adecuada, puede ser que al revisarlas tengamos que hacer reparaciones o ajustes
con un coste elevado económicamente y en tiempo, cosa que provocará
inestabilidad y falta de firmeza en el tablero, con las consecuencias que eso
pueda tener, ya que en el tablero está sentado el Cliente y notará los golpes y
zarandeos.
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Método
Integrado para la Gestión del Proyecto
Si utilizamos las diferentes Etapas del Proyecto, y lo
superponemos con los diferentes Hitos que hemos definido, obtendremos un Método
Integrado para la Gestión del Proyecto, donde se establecen cronológicamente
las diferentes Etapas e Hitos del Proyecto, que nos servirán como base
Metodológica para la Gestión y el Control de los Proyectos en general.
El diagrama que obtenemos es el siguiente:
